Mit Lean Management dem Fachkräftemangel im Labor begegnen

Durch den demografischen Wandel und intensiven Wettbewerb um Talente kommen auf Deutschlands Labore neue Herausforderungen zu. Wer unter diesen veränderten Rahmenbedingungen nicht nur seinen Laborbetrieb aufrechterhalten, sondern seine Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig sichern möchte, braucht eine effektive Strategie. In diesem Artikel erfahren Sie, mit welchen Strategien Sie den Fachkräftemangel bewältigen können und wie Lean Management Ihnen helfen kann.

Der Fachkräftemangel ist für viele Betriebe eine enorme Herausforderung. Auch viele Labore leiden bereits heute unter Deutschlands demografischen Problemen. Die Bevölkerungszahl und die Zahl der Berufseinsteiger werden in den kommenden Jahren abnehmen und zwar teilweise kräftig. Die Prognosen lassen einen Rückgang von rund einer halben Million Einwohner bereits im Jahr 2030 erwarten. Ein Minus, das der Zuzug aus dem Ausland nicht ausgleichen kann. Auch ein allfälliges Stottern des Konjunkturmotors wird den Fachkräftemangel nicht beseitigen.

Eng wird es vor allem für den technisch-naturwissenschaftlichen Bereich. Bereits heute gibt es hier in 16 von 35 Berufen Engpässe, wie eine Studie im Auftrag des Bundesverbandes der Chemie Arbeitgeber (BAVC) zeigt. Der „War of Talents“, der Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte, ist bereits seit Jahren Realität. Das trifft besonders Labore kleiner und mittelständischer Unternehmen. Ihnen fehlen oft die finanzielle Mittel und auch der Bekanntheitsgrad größerer Unternehmen, um bei der Personalsuche potenzielle Kandidaten zu überzeugen. Daher ist der Fachkräftemangel heute für viele Unternehmen in diesem Bereich nicht nur eine ganz wichtige Herausforderung, sondern eine reale Gefahr. Denn wer hier langfristig den Kürzeren zieht, muss zwangsläufig mit negativen Folgen für die Geschäftsentwicklung rechnen.

Für Labore bedeutet das im schlimmsten Fall: Kostensteigerungen bei der Gewinnung von Personal und vergebene Wachstumschancen. Manchmal sogar, dass Investitionsvorhaben aufgeschoben oder Pläne für einen Neubau eines Labors auf Eis gelegt werden. Dazu kommen noch die belastenden Folgen im Arbeitsalltag: Das Laborteam muss ohne die Hilfe neuer Kollegen und Kolleginnen immer mehr Arbeit, immer mehr Proben und immer höhere Anforderungen bewältigen.

Strategien gegen den Fachkräftemangel

Soweit die schlechte Nachricht, doch es gibt auch eine gute: Wer eine geeignete Strategie verfolgt, muss sich weniger Sorgen über den Fachkräftemangel machen. Aber nicht alle möglichen Strategien versprechen den gleichen Beitrag, um den Fachkräftemangel zu begegnen.

Mögliche Strategie Nr. 1: Personalarbeit verbessern

Geschicktes Employer Branding und verstärktes Recruiting sind ein erster, wichtiger Schritt. Ebenso wichtig ist die Verbesserung der Attraktivität der Arbeitsplätze und des Umfelds. Hier bringen intelligente Maßnahmen, die gar nicht so viel kosten müssen, oft enorm viel. Davon profitieren gerade Labore in ländlicher Umgebung. Aber auch in Ballungsgebieten mit hohem Wettbewerb kann die Unternehmenskultur und damit die Attraktivität der Wahrnehmung durch Bewerber, gesteigert werden. Wie hoch jedoch der Aufwand ist, um einen wesentlichen Sprung in der Steigerung der Attraktivität zu machen, ist schwer abzuschätzen, da auch der Wettbewerb nicht schläft.

Mögliche Strategie Nr. 2: Automatisierung und Digitalisierung

Auswege aus dem Fachkräftemangel resultieren aus dem Megatrend Digitalisierung und Automatisierung. So lassen sich ohne zusätzliche Mitarbeiter die Produktivität und der Output erhöhen. Diese wichtige Strategie hilft mittel- und langfristig, fruchtet allerdings nicht bei akuten Personalproblemen. Wer diesen Weg beschreiten will, braucht schließlich technisch qualifizierte Mitarbeiter, die am Arbeitsmarkt oft noch schwerer zu finden sind als Mitarbeiter für das Labor. Zudem reichen ein paar neue technisch qualifizierte Mitarbeiter alleine in der Regel nicht aus.

Mögliche Strategie Nr. 3: Lean Management

Lean Management ist die dritte und häufig effektivste Strategie im Umgang mit fehlendem Fachpersonal. Sie hilft nicht nur Industrieunternehmen, Krankenkassen und Banken. Auch Labore brauchen oft nicht unbedingt mehr Fachkräfte, sondern eine nachhaltige Einführung von Lean im Labor.

Warum das so ist, lässt sich einfach erklären: Mit immer mehr Fachkräften ineffiziente Prozesse abzuwickeln ist keine Lösung, sondern Verschwendung von wertvollen Ressourcen der Mitarbeiter. Wer mit der bestehenden Belegschaft produktiver arbeitet, kann sich die mühsame und kostspielige Suche nach zusätzlichen Fachkräften sparen. Effizientere Prozesse und Arbeitsabläufe im sogenannte „Lean Lab“ ersetzen somit den Headhunter.

Die positiven Effekte von Lean Management sind wissenschaftlich gut belegt:

Lean Management wirkt sich positiv auf die Produktivität, auf die Qualität und auf die Geschwindigkeit der Arbeitsabläufe aus – dies haben zahlreiche Studien gezeigt. Beispielsweise auch in Krankenhaus-Notaufnahmen: Hier verbesserte Lean nicht nur die anhand von Kennzahlen gemessene Behandlungsqualität. Sondern die Laboroptimierung mit Lean brachte zudem positive und zugleich nachhaltige Verhaltensänderungen bei den Beschäftigten.

Zudem lässt sich Lean auch von Laboranten ohne betriebswirtschaftlichen Hintergrund leicht erlernen, und zwar in relativ kurzer Zeit. Beachtliche Effekte zeigen sich schon innerhalb eines Jahres nach der Einführung von Lean. Das macht Lean-Techniken zum Rettungsanker für Labore, die unter dem Mangel an Fachkräften leiden!

Was Lean im Labor leistet

Das ungenutzte Potenzial von Lean im Labor ist groß. Zwar zeigen Studien, dass „Lean Lab“ in 90 Prozent der Unternehmen ein Thema ist. Viele Labore schöpfen die beachtlichen Möglichkeiten dieser Techniken aber noch nicht einmal annähernd aus. Nur ein Bruchteil erschließt sich alle Vorteile, die damit verbunden sind.
Denn mit der 5S-Methodik für die effiziente und ergonomische Organisation von Arbeitsplätzen ist es bei Lean im Labor noch lange nicht getan. Daneben gibt es noch 50 weitere Techniken, um Laborabläufe produktiver, zuverlässiger und schneller zu machen. Lean ist nicht nur dann das Mittel der Wahl, wenn es um Prüfungsabläufe im Labor geht, sondern auch bei unterstützenden Aktivitäten und beim Umbau oder Neubau eines Labors (Lean Lab Design). Die positiven Effekte zeigen sich zudem beim Führungsverhalten durch mehr Effektivität und Effizienz der Labor-Führungskräfte (Lean Leadership). Wer „lean“ führt, vergeudet weniger Zeit mit nicht unbedingt nötigen Meetings, E-Mails und anderen Arbeiten, die nicht unmittelbar wertschöpfend sind. So bleibt nachweislich mehr Zeit für Tätigkeiten, die direkt die Wertschöpfung steigern.

Dieser Effekt zeigt sich auch bei Laboranten, die hauptsächlich operativ arbeiten. Bei ihnen ist der Anteil der wertschöpfenden Tätigkeiten ebenfalls oft gering. So geht etwa bei Tests viel Zeit für Laufwege verloren, um Materialien zu beschaffen. Auch komplexe Abläufe, die sich nicht positiv auf die Qualität der Arbeit auswirken, schlagen häufig negativ zu Buche. Lean Management-Techniken sagen diesen Verschwendungen effektiv den Kampf an. Mit ihrer Hilfe lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und Lösungen für weniger Verschwendung entwickeln.

Das Resultat: Das gesamte Team in einem Lean Lab arbeitet effizienter ohne Mehrarbeit oder schnelleres Laufen. Häufig wird die Arbeit zudem als weniger stressig empfunden, da Abläufe besser strukturiert sind. So lässt sich ein Großteil des steigenden Arbeits- und Probenvolumens auffangen – mit dem bestehenden Team und ohne zusätzliches Personal.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren möchten, wie Sie beispielsweise Ihre Laborprozesse durch den Einsatz von Lean-Techniken optimieren können, schauen Sie sich unsere Veranstaltung „Lean Management im Labor“ an.