Lean Lab: Wie Sie Lean im Labor richtig starten

Lean Management sorgt in Laboren für mehr Effizienz, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit der Abläufe. Es gibt jedoch einige typische Fehlerquellen, die Sie bei der Einführung von Lean im Labor beachten sollten, damit der Start optimal gelingt.

Toyota hat es seit den 1950er vorgemacht: das Unternehmen „lean“ zu gestalten. Viele Unternehmen aus den verschiedensten Industrien sind in den vergangenen Jahrzehnten dem Weg gefolgt und haben durch den Einsatz von Lean wesentliche Verbesserungen erreicht und ihre Wettbewerbsfähigkeit gesteigert. Auch in Laboren ist Lean Management ein Weg zu mehr Leistungsfähigkeit. Bei richtiger Umsetzung steigen sowohl die Produktivität des Labors als auch die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Abläufe.

Lean Management im Labor: Auf typische Fehler achten

Damit der Start von Lean im Labor gelingt, sollten Sie auf diese drei typischen Fehler achten:

1. Nicht alles was „lean“ aussieht, ist auch bereits „lean“

Bringt mir „lean“ überhaupt etwas? Oft halten Mitarbeiter und Führungskräfte ihr Labor bereits für „lean“ oder schätzen das Potential als gering ein, weil es aufgeräumt und gut organisiert wirkt. Alles ist gelabelt und markiert. Die Mitarbeiter sind engagiert bei der Arbeit. Und es gibt einen Aushang mit Labor-Kennzahlen.

Der Denkfehler hierbei ist jedoch: Lean ist mehr als ein aufgeräumtes, gut organisiertes Labor mit engagierten Mitarbeitern. Lean ist eine neuartige Betrachtungsweise auf alle Laborabläufe und Vorgehensweisen, um Verbesserungen zu erkennen, die man im Laboralltag nicht erkennt. Zudem ist Lean nicht bloß ein Technikbaukasten oder ein statischer Zustand, der nach einem Lean-Projekt erreicht ist, sondern eine Philosophie, um das Labor zu führen – daher „Lean Management“. Der Kern dieser Philosophie ist das Streben nach Perfektion. Es handelt sich beim Lean Management also nicht um einen kurzen Sprint Richtung Ziellinie, sondern eher um einen Marathon. Dabei ist die Ziellinie zugleich der Startpunkt, denn man ist nie wirklich fertig.

2. Die 5S-Methode ist nicht immer das „Patentrezept“ zum Starten

Im Lean-Baukasten gibt es eine ganze Reihe von Techniken, die für Labore geeignet sind. Doch mit welcher fange ich an? Häufig hört man die Empfehlung, zunächst mit der sogenannten 5S-Technik zu beginnen. Die fünf „S“ stehen sinngemäß für Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin (im Sinne des Einhaltens der Standards). Bei richtiger und kontinuierlicher Anwendung lassen sich z.B. unnötiges und zu zeitaufwändiges Suchen von Materialien und Laborutensilien vermeiden. Richtig ist, dass sich 5S relativ leicht umsetzen lässt und schnell visuelle Effekte bringt. Daher wird diese Methode häufig als erstes empfohlen.

Dennoch ist die 5S-Technik nicht immer der beste Start, um Lean im Labor zu beginnen. Denn für die Einführung der Technik ist ein nicht unerheblicher Aufwand für Schulung und Umsetzung notwendig. Zudem werden selten messbare Verbesserungen erreicht. Aber warum? Um Verbesserungen messen zu können, müsste vorher erstmal der aktuell bestehende Umfang an Zeitverschwendung durch nicht-aufgeräumte und nicht-standardisierte Arbeitsplätze bestimmt werden. Doch dies ist in der 5S-Technik nicht enthalten. Zudem sollte vorher untersucht werden, ob nicht andere Techniken geeigneter sind, um die Ziele des Labors zu erreichen.

3. Theorie und Praxis – Warum typische Lean-Schulungen oft nur ein Strohfeuer verursachen

Um Lean Management im Labor einzuführen, werden in vielen Fällen Mitarbeiter zu Seminaren geschickt. Lean-Wissen aufzubauen ist grundsätzlich zu begrüßen. Das Problem: Wissen alleine bringt noch keine nachhaltigen Verbesserungen.

In typischen Schulungen werden häufig eine ganze Reihe von Lean-Techniken innerhalb von ein bis drei Tagen vermittelt. Diese sind in der Regel interessant. Aber nur wenige davon sind unmittelbar relevant, um das aktuell vorliegende Problem im Labor zu lösen. Das heißt: sie kommen nicht unmittelbar zur Anwendung. Folglich ist der Großteil des Wissens bereits wieder vergessen, wenn man nach ein paar Monaten eine bestimmte Technik anwenden will. Zahlreiche Studien zeigen, dass ca. 90% von Schulungsinhalten bereits nach drei Monaten vergessen wurden. Wichtig ist folglich das Wissen in „kleinen Dosen“ dann parat zu haben, wenn es gebraucht wird. Denn nur wenn Sie das Wissen unmittelbar anwenden, lernen Sie nachhaltig und können es in der kontinuierlichen Verbesserung nutzen.

Zudem ist es für jemanden, der neu in der Materie ist, nicht immer ganz einfach, die Lean-Techniken ohne Unterstützung im Labor anzuwenden. Denn zunächst muss entschieden werden, welche Tools sich zur Lösung welcher Probleme eignen. Dann müssen die generellen Schulungsinhalte im Labor angewendet werden. Zu diesem Zeitpunkt ist die Unterstützung bei der Anwendung des Gelernten durch einen im Labor erfahrenen Experten sehr hilfreich – und zwar genau dann, wenn Fragen auftreten. Bleibt dies jedoch aus folgt nach einer kurzen Euphorie häufig der Rückfall in alte Gewohnheiten.

So gelingt der Start von Lean im Labor

Mit den folgenden Schritten gelingt der Start von Lean in Ihrem Labor:

1. Team auswählen: Wählen Sie die geeignetsten Mitarbeiter aus. Hier ist eine gute Mischung aus Offenheit für neue Ansätze, Leadership und analytischen Fähigkeiten notwendig.
2. Zielbezug sicherstellen: Bevor Sie anfangen, rufen Sie sich nochmal die Ziele des Labors in Erinnerung. Oder noch besser: Schreiben Sie diese auf! Diese sollten einen konkreten Bezug zu den Zielen Ihres Standortes bzw. Unternehmens haben. Darauf abgestimmt formulieren Sie Ihre Ziele für die Anwendung von Lean.
3. Aussichtsreichste Verbesserungsbereiche bestimmen: Ermitteln Sie nun, wo Sie mit Verbesserungen ansetzen können. Fragen Sie sich z.B. auch was andere Labore für „Best-Practices“ anwenden? Um neue Ansatzpunkte zu erkennen, helfen auch Laborvergleiche und Benchmarks. Wichtig ist, dass Sie diese nutzen, um aus den vielfältigen Ansatzpunkten diejenigen auszuwählen, die für Sie den größten Beitrag zur Zielerreichung haben.
4. Die richtige (Lean-)Technik auswählen: Für fast jedes Problem gibt es mehrere Lösungsansätze. Der entscheidende Schritt ist die Auswahl der passenden Technik: hierbei kommen sowohl Lean-Techniken als auch andere etablierte Verbesserungstechniken in Frage.
5. Pilotbereich auswählen: Starten Sie nicht gleich im ganzen Labor, sondern wählen einen konkreten Bereich aus, in dem Sie schnell Erfolge vorweisen können, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter für weitere Verbesserungen zu gewinnen.
6. Kommunikation: Kommunizieren Sie Ihre Ziele und das Vorgehen in einer überzeugenden „Change Story“. Denken Sie daran, dass Sie häufig 3-5 mal so viel kommunizieren müssen, wie Sie es normalerweise machen, damit Ihre Botschaft auch wirklich bei Ihren Mitarbeitern im Labor ankommt.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten erfahren möchten, wie Sie beispielsweise Ihre Laborprozesse durch den Einsatz von Lean-Techniken optimieren können, schauen Sie sich unseren Kurs „Lean Laborprozesse“ an.